ビジネスで一番大切なのが「名刺交換」です。
名刺交換で、その人の社会人としての常識が判断されてしまうので、最低限のマナーを知っておくことは重要です。
あなたは、以下の場合の名刺マナーに自信をもって答えられますか？
- 名刺を渡す順番は、目上から？目下から？
- 複数人がいる場合、名刺を渡す順番は目上から？目下から？
- 名刺交換は立ったまま？いったん座って落ち着いてから？
- 名刺はどの高さで持てばいい？
- 複数人いる場合、毎回名刺入れから取り出す？あらかじめ人数分出しておく？
- 名乗るのは目上から？目下から？
- 名刺を受け取るときのベストなフレーズは？
- 名刺を机に並べるときはどうやるのが正解？
- 名刺はスグにしまってOK？
さあ、あなたはいくつ自信をもって答えられましたか？ ほぼ答えられなかった人も、一部自身がなかった人も、もう一度、名刺マナーについて確認しておきましょう。
目次
名刺を渡す時は目下の人から
名刺を渡す時の最初の行動から実はマナーがあります。
ビジネスにおいて、目上や目下というのは年齢で左右されるものでも、社会人歴で判断される訳ではありません。
ビジネスとして、お願いをしている（取引をしてほしいと思っている）立場を目下とし、お願いをされている（取引の話をもちかけられた）立場を目上と判断します。
つまり、営業活動を行ううえではその立場が目下になりますから、常に名刺は自分側から差し出すというのがマナーです。
もし営業関係以外であれば、社会的地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者のほうが目下になると考えておけば問題ありません。
複数人で名刺を渡す際は目上から
1対1でなく、複数人で取引先に出向き名刺を渡すという機会もあります。
その際は、1対1とは違い目上の人が先に名刺を渡すことになります。
訪問先：担当者、相手先の上司
自社：自分、課長
という組み合わせだった場合、まず自社の課長が相手先の上司と名刺交換し、次に担当者と交換します。
それが終ってから、自分が相手先の上司と交換し、最後に担当者と交換をするという順番です。
名刺交換は立って行う！
名刺交換をする場合は、必ず立って行いましょう。
座って待機していた場合は、相手が見えたら必ず立ってから出迎えるようにします。
最初の挨拶を交わした後に、相手との間合いを取りながら名刺交換をしやすい距離を調整するようにします。
この時、テーブルを挟んでの名刺交換はマナー違反にないますので、必ず相手側に移動してから行います。
名刺は胸の高さで人数分持つ
名刺交換はスムーズに行いたいものです。
そして自分の名前や役職が相手に伝わるように、目線を下げすぎにさせないように、胸の高さに持ってくるのがマナーです。
複数の相手と名刺交換をする場合は、あらかじめ人数分の名刺を出しておき、名刺入れのフタや下においておくなどして準備をしておきます。
目下から先に名乗り渡す
名刺を差し出す時は、目下側から先に「□□社の○○と申します」と社名と名前を名乗って、軽くお辞儀をして名刺交換を始めます。
ここで間違えないでほしいのが、名刺の向きです。
名刺の向きは相手から見て、自分の名前や社名が読み取れるような向きにしてください。
名前を読むときは、名字だけという場合も多いのですが、マナーとしてはフルネームが基本です。
難しい読みの時は、ゆっくりと相手に覚えてもらえるように読み上げましょう。
無言で名刺を受け取らない
名刺交換ですから、自分が差し出すだけでなく相手からも名刺を頂きます。
この時に、黙って受け取るのはマナー違反になりますので、黙って受け取らないようにしましょう。
一番無難なのが「頂戴いたします」という一言です。
そして必ず両手で受取ります。
また、受け取る際に相手の会社のロゴや氏名などが自分の指にかからないようすることも、マナーとして必要です。
受け取った後は、胸の高さより下にはおろさないように。
相手の名刺を見る時は、胸よりも高い位置で確認をします。
そして復唱をして読み間違えがないかもう一度確認をしておくと、好印象です。
受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまわずに、軽く相手の名刺を見るようにします。
名刺交換後に、不必要に相手の名刺を触るのはマナー違反にあたるので、注意しましょう。
目上側から先に名刺を出された場合
目上側から名刺を差し出された場合は、「申し遅れました」と言ってすぐに自分の名刺を差し出すようにします。
このとき、間違っても目上側の名刺を先に受け取ってはいけません。
これは失礼な行為にあたります。
まずは自分の名刺を相手の名刺よりも下にして差し出し、その後に受け取るというのが最低限のマナーになります。
目上側が名刺の準備に戸惑っている場合
目下側が、名刺交換を先にするのがマナーです。
だからと言って目上の人が名刺を出すのに手間取っているときに、名刺を出すのは相手を急がせる行為になりますので控えるようにします。
目上の名刺が準備できるまで、こちら側としては名刺を出さずにその場で待機します。
名刺の並べ方
名刺を受け取り、軽い挨拶が終わっておたがいが席についた際に、名刺をどこに置くのかはとても重要な部分になります。
まず自分から見て斜め左前に相手の名刺を置きます。
1対1という場合であれば、テーブルの上には直接おかないで、自分の名刺入れの上に載せておきます。
複数人と名刺交換をした場合は、役職の一番高い人の名刺を名刺入れの上に載せて、その他の人の名刺はテーブルの上に載せるのがマナーです。
多人数の場合は、名刺入れの上に名刺を載せずに、すべての名刺をテーブルに並べます。
この時は役職順ではなくて、自分側から見た相手の座席順に並べるというのがマナーです。
しかし、取引場によっては書類がテーブル上に広がり名刺を並べるスペースが無いこともあります。
そんな時は軽く一礼をしてから、名刺入れにしまいます。
名刺をしまうのはその場の判断で
名刺をしまうのはどのタイミングが良いのか、ちょっと難しいところです。
目上よりも先にしまうのはマナー違反になりますので、その場の判断に応じて行動することが重要です。
相手が先に名刺をしまったのを確認して、少し間をあけてしまいましょう。
名刺の管理は慎重に
名刺には相手の氏名や所属企業、連絡先など大切な会社の情報が記載されています。
名刺フォルダ等に入れて大切に保管をするようにしましょう。
名刺を交換した日付や相手の特徴、さらにどのようなことを話したのかということを、次回以降に役立てられるような情報などは、名刺の裏側にメモをしておくのも良いでしょう。
しかし、相手がいる目の前で裏側にメモを書くのはノート代わりに使われていると思われ、大変失礼な行為に当たります。
メモをするのは、帰宅後か帰社後にするようにします。
また、最近では名簿管理ソフトが充実しており、名刺情報を一括管理できるようにもなりました。
そうしたシステムを使っている企業であれば、そちらへの入力を確実に行うようにしましょう。
名刺が不要になったら、ゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけるなどの配慮が必要となります。
ビジネスの世界において、名刺はとても重要な役割を持ちます。
だからこそマナーがあるので、最低限を記述した今回のチェックポイントを確実に使いこなせるように、参考にしてくださいね。
名刺交換は、最低限のビジネスマナーとして入社してすぐの研修など、ごく初期に教わることが多いです。
最初は現実味が無いので頭に入らないことも多いですが、いざ交換の場になると緊張して失礼な行動をしてしまう場合も。
そこから学ぶことも重要ですが、事前にある程度の勉強はできるハズですので、目上に対して失礼の無いように振舞いたいものですね。
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