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マルチタスクでの仕事が苦手な人は必見!脳が処理できない理由と効率の良いこなし方

マルチタスク

仕事をしていると、依頼が次々と降ってきたり、仕事中に話しかけられたり、電話に出なくてはいけなかったり、といったことがありますよね。

こうしたマルチタスクはミスを生みやすく、苦手意識を感じている人も多いと思います。
マルチタスクで何度かミスをしてしまっている人は、「自分は能力が低いから、マルチタスクが苦手なんだ・・・」と考えているかもしれません。
ですが、その心配はありません!
本来マルチタスクは人間にとって難しいもので、うまくこなせる人の方が圧倒的に少ないんです。

そうは言っても、普段からマルチタスクを強いられる人は多いですよね。
特にベンチャーなどの規模が小さい会社の場合は、一人一人が複数の異なるプロジェクトを抱えることになりがち、つまりマルチタスクが必要不可欠になってしまう環境というわけです。

ベンチャー企業の社員の人はもちろん、個人事業主の方やスタッフ数名程度の小さい企業の経営者の人は、マルチタスクを迫られる場面も多いはずですので、ぜひ参考にしてみて下さい。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時に、並行して行うことです。
たとえば、資料を作成中にメール返信を行ったり、電話をしながら資料に目を通したりすることなどが挙げられます。

一方、マルチタスクの対義語がシングルタスクで、一つのことに集中して作業を行うことを指します。
たとえば、資料作成中には資料作成以外の仕事を後回しにして、資料が完成してからメール返信に取り掛かるといった働き方のことです。
比較してみると、一見、マルチタスクの方が仕事の効率がいいように見えますね。
ですが、実際はマルチタスクを行うことによって、作業効率はかえって落ちてしまうんです。

本来、人間はマルチタスクができない

人間の脳は本来、一度にひとつのことにしか集中できない特性を持っています。
つまり、2つ以上のことを同時には考えられないんです。

それでは、「マルチタスクをうまくこなせている人は、いったいどうしてこなせているの?」という疑問が浮かびますよね。
実は、彼らがやっていることはマルチタスクではないんです。

彼らは、目の前のひとつの仕事に集中して取り組み、これを短い時間で切り替えつつ、行っているんです。
つまり、切り替え(=スイッチング)がとても上手ということです。
このスイッチングに対応できる人は、すべての人間のうち約2%しかいないとも言われているので、「マルチタスクができない」と悩む必要はまったくありません。

(スイッチングしながら同時に作業することは、上にも書いたようにほぼ不可能なので、
これより後では、「短時間でスイッチングをしながら取り組むこと」=「マルチタスク」として説明していきます。)

マルチタスクは、生産性が落ちることがわかっている

2つの同じような作業をマルチタスクで行うと、作業効率は8割以上も低下する傾向がある、ということがわかっています。
ロンドン大学精神医学研究所の研究によると、電話をしながらメールをするといったマルチタスクを行っているときは、IQが徹夜明けの数値とほぼ同じになっているとのことです。
作業を切り替えるときに、脳への負担も大きいため、続けていると注意力が散漫になったり、感情のコントロールができなくなったりなど、認知症のような症状がでてくるリスクもあります。

ただしメリットもあり、「自分はマルチタスクができている」という高揚感で、仕事のパフォーマンスが上がるという報告もあります。
さらに、複数の仕事を、気持ちを切り替えながら取り組むことで、「気分転換になり、常に集中状態を保てる」と感じる人もいます。
複数の仕事に取り組むこと自体は、決してマイナスではありません。
肝心なのは、マルチタスクへの取り組み方です。

どうしてもマルチタスクが必要な仕事の場合に気をつけること4つ

  1. TODOリストを作る
  2. 複数のタスクをコントロールする
  3. 集中を妨げるものを遮断する
  4. マルチタスクの時間をあえて作る

TODOリストを作る

重要度、緊急度でタスクを整理して、今日やらなければいけないことをまずはリスト化しておきます。
締め切りを通常考えられる期間の半分くらいに設定し、自分を追い込むと、集中力がアップします。

複数のタスクをコントロールする

自分で「この作業のここまでやってから、次の作業に移る」と複数のタスクをコントロールします。
もしくは、「20分」など時間を決めて、「この時間はシングルタスクしかしない」を繰り返すことで、複数の案件をこなします。

集中を妨げるものを遮断する

急ぎの案件を抱えていないのであれば、PCのインターネット、スマートフォンの電源さえ切りましょう。
チャットワークやGoogleカレンダーなどに「●〜●時は電源OFF、予定入力不可」など予め記入しておき、シングルタスクに集中できる時間を確保します。

マルチタスクの時間をあえて作る

すぐにシングルタスクのみに切り替えるのは難しいかもしれません。
あえて、「●〜●時はマルチタスクOK」という時間を作ることで、普段通りに仕事をこなしても構いません。
ただし、それ以外の時間では必ずシングルタスクのみになるようにしましょう。

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