目次
web会議システムの選び方のポイント
web会議システムを検討するのであれば、映像の品質や音声の品質、そしてセキュリティを考慮することが大切です。
クラウドとオンプレミスシステムの違いも重要で、これらの特徴を良く理解して検討を進めるのが理想的です。
クラウドタイプのweb会議システムは、導入のハードルが低く、しかもコストが抑えられたり常に最新状態を保てる点が特徴です。
システムはインターネットの向こう側にありますから、オンプレミスのようにハードウェアから導入作業を進める必要性や手間がないです。
また、システムの骨組みは既に完成しているので、後はニーズに合わせて必要な箇所を変更してから、実運用に進む流れとなります。
システム運用を利用サービス側に任せることから、セキュリティに関する懸念はありますが、ハードルを低くしてweb会議の利用を始められるのは魅力です。
一方のオンプレミスは、ハードウェアからweb会議システムまで、全て自社で管理する方法です。
ハードウェアを敷地内におけるので、第三者による不正なアクセスというようなセキュリティ問題を回避できる強みがあります。
ただ運用や管理に専門知識を要しますから、担当スタッフの人材確保や育成を含めて、コストが大きくなってしまうのが懸念です。
それでも、問題に対して直ぐに対処できることや、カスタマイズを加えて使い勝手を高められる点は、オンプレミスならではの良さです。
クラウドとオンプレミスに共通する、web会議システム選びにおけるポイントは、映像の品質と音声の品質です。
前者はコマ数が多くてノイズは少なく、視認性が良好か否かといったことです。
コマ数は動きの滑らかさに直結しますから、なるべく多い方がコミュニケーションの違和感を生まずに済みます。
ノイズの多い映像は、相手の微妙な表情を読み取ることを難しくするので、圧縮率の低い映像を難なく取り扱えるweb会議システムの導入がベストです。
音声の品質も同様に、質が低いと言葉の聞き取りが難しくなったり、耳障りに感じられてしまう恐れがあります。
しかし、質が良ければ細かなニュアンスも伝えやすく、音を使ったやり取りがスムーズになります。
極めつけはやはりセキュリティで、許可されたメンバーだけが安心してアクセスしたり、コミュニケーションに集中できることが肝心です。
会議でやり取りされた情報が外に漏れたり、逆に外からアクセスされるのは問題ですから、このような心配のないweb会議システム選定が必要です。
web会議システムを導入するメリット
web会議システムの導入メリットは、何といっても業務効率化が一番大きいです。
業務効率化は例えば、移動時間・費用の削減において現れやすく、場所を選ばず何時でも会議を始められる強みから生まれます。
高画質な映像と高音質の達成により、リアルな対面コミュニケーションと遜色のないやり取りが実現しています。
微妙なニュアンスを伝えることができたり、更にファイルの共有やログの確認など、通常のコミュニケーション以上にメリットがあるといえるでしょう。
それと、部門内やプロジェクトメンバーのみだけでなく、部門間のコミュニケーション活性化にも役立つのが魅力的です。
普段はあまり顔を合わせない部門の人とも、web会議システムでなら気兼ねなく、やり取りを行うことができます。
口頭では伝えにくいことでも、画面上の対面コミュニケーションであれば、業務効率化に繋がるやり取りが行えます。
在宅勤務（テレワーク）スタッフとのコミュニケーション円滑化にも、web会議システムは期待に応えてくれます。
在宅勤務は働き方改革の一環で増えており、今後も希望する人は増加すると見込まれます。
企業にとっては、出社する人とのコミュニケーションがネックになりがちですが、web会議システムなら難なく解決可能です。
というのも、インターネット回線を通じて映像、音声を交えたやり取りができますから、その場に居合わせるのと変わらないコミュニケーションができるわけです。
わざわざ出社する必要はなく、相手を待たせたり待たされることもなくなるので、本当に業務効率化が達成可能な合理性が優れます。
勿論、移動時間・費用の削減は言うまでもなく、部門間のコミュニケーション活性化も同様に期待できるので、テレワークの在宅勤務にこそ導入すべきだと思われます。
対面コミュニケーションはリアルが原則、この考え方は既に過去のもので、スマートフォンやインターネットが普及した現在では、画面越しでも十分なやり取りができます。
その証拠に、部門間のコミュニケーション活性化や、在宅勤務（テレワーク）スタッフとのコミュニケーション円滑化を実現する企業が増えています。
移動時間・費用の削減ができて従業員の負担は減りますし、会社としては業務効率化の促進に繋がりますから、誰にとってもメリットがあります。
会議の無駄は時間的にも費用的にも思いの外負担が大きく、それが時に業務の足を引っ張るので、問題を解決できるweb会議システムの導入には一考の価値ありです。
web会議用のカメラの選び方とおすすめカメラ3選
web会議用のカメラを選ぶなら、一定以上の画質を確保できて、コストが低く抑えられる選び方が基本です。
目的に合わせて比較検討をすることになるので、どのように使うか決めておくことが大前提です。
従業員の個人レベルで大量に導入するなら性能より低コストなものを、反対に部門やプロジェクト単位での導入であれば、広角レンズが1つの要点となるでしょう。
会議中に故障が発生しては業務に支障をきたしますから、著名で信頼性が認められているメーカーと製品の選択もポイントです。
ウェブカムHDC270は、2010年以来安定した売れ行きを誇る、ロングセラー的なカメラです。
メーカー名はロジクールで、オフィスや個人の間でもマウスのメーカーとして世界的に知られています。
このカメラの特徴は価格が1千円台とリーズナブルで、非常に軽く設置しやすい点が挙げられます。
画素数は120万で、スマートフォンと比べれば非力ですが、それでもweb会議用に大量導入するならありです。
HD解像度対応な上に広角レンズを使ったワイド撮影ができるので、その場に居る複数人を収めたい場合にも役立ちます。
同じくメーカー名ロジクールのHDプロウェブカムC920rは、2015年発売の進化した製品です。
最大フレームレートは30fpsと標準的ですが、画素は300万画素で画質に拘っているのが特徴的です。
価格は1万円弱と5千円～1万円の間ですから、大量導入となるとコストは気になりますが、しかし画質重視ならかなりの有力候補です。
比較的新しい画像圧縮形式に対応していますし、音声的な品質も十分ですから、快適なweb会議を目的とした導入に最適です。
このように、カメラには価格帯による性能の差があるので、目的を決めておけば選び方も簡単になります。
マイクロソフトのLifeCamは、オートフォーカスやパン機能の充実が特徴で、不満を感じにくい画質を併せ持っている製品です。
デザイン的にはビデオカメラ風で、手のひらサイズの小型ながらも、誰にとっても欲しい機能が詰まっているのが良いところです。
価格帯は5千円前後で内容のバランスが良いですから、映像品質と機能を兼ね備えたweb会議用カメラの選定目的に合致します。
音声はノイズキャンセリングで鮮明に捉えるので、周囲の雑音が気になるような環境でも使いやすいと考えられます。
ノートパソコンや液晶ディスプレイに固定したり、三脚と合わせて使うこともできるので、設置の自由度の高さも要チェックです。
web会議システムを有料化することによるメリット
有料のweb会議システムを選択するメリットには、通話品質や映像品質の向上が挙げられます。
これらの品質は製品にもよりますが、多くの場合は無料プランだと品質が制限される傾向です。
ところが有料化すると多くの制限が解除されますから、マイクの性能を最大に引き上げたり、カメラの性能を活用して質の高いweb会議が実現できます。
しかも、最大接続数が増えたりするので、web会議システムに参加できる人数が増加します。
一度に沢山の人達がweb会議に臨めますから、現状の把握や今後について情報共有が効率的に進められます。
無料で最大接続数が限られていると、必然的に少数の会議用途にしか使えなくなります。
小企業や部門、プロジェクト内の集まりであれば良いですが、規模が大きくなれば途端に対応不可能です。
最大接続数の余裕はweb会議の自由度に直結しますから、最大まで利用する予定はなくても、何時使うことになるか分かりませんから、余裕を確保しておくことが大事です。
セキュリティの向上も有料化におけるメリットの1つで、通信の暗号強度が増したり、外部に共有ファイルやログが流出する恐れが減少します。
当然ですが、セキュリティに完璧というものはありませんから、常に新たな脆弱性の発見や状況の変化に合わせて、最新の対策を採り入れることが不可欠です。
有料で対応力が優れる製品なら、脆弱性が見つかっても直ぐに対策が行われるので、セキュリティ面の不安が大幅に解消します。
接続の安定性も忘れてはいけないメリットで、これは最大接続数とも関係します。
web会議システムは、映像や音声を高頻度で送受信するわけですから、接続の安定性が欠けていると使用感に影響してきます。
使用中に接続が途切れるのは論外ですが、高頻度で映像が乱れたり、音声にノイズが入るような状況も疑問です。
接続の安定性が高い製品は、通信が不安定でも接続は途切れず、映像や音声品質を可変させて安定したやり取りを実現しています。
つまり、ベストな通話品質や映像品質が自動的に保たれ、快適にweb会議に集中できるわけです。
無料の製品だと期待値は低めになりますが、有料製品や有料プランの選択であれば、期待値はかなり高くなるでしょう。
有料だから高品質とは限らないので、選定の際に利用者の評価をチェックしたり、比較検討を行うことが重要です。
それでも、無料と比べて不満を抱くような製品を選択してしまう恐れはとても低くなります。
おすすめのweb会議システム10選
LiveOnは低価格高品質なのが特徴で、月々3千円程度の低料金で使い始められるのが魅力です。
使い放題で使い勝手も優れますから、満足感の高い有力候補になり得るでしょう。
ツール名FaceHubは会社名FacePeer株式会社の製品で、導入から利用開始までの期間が短く済むのが強みです。
ブラウザで高品質な動画コミュニケーションが利用できたり、カスタマイズ機能で使いやすくできる点がポイントです。
OmniJoinは企業向けに開発された有料web会議システムで、ファイル共有にデスクトップの遠隔操作や編集、アカウントなしで会議に参加できる柔軟性も有します。
セキュリティレベルは高く社外連携できるのも特徴です。
bellFaceは営業向けの製品で、資料やメモの共有といったコミュニケーションのスムーズさが重視されています。
初めてでも直感的に使えるように、視認性や使い勝手の良いUIを採用しているのも優れものです。
Googleハングアウトは、基本料金が無料でしかもGoogleが開発した安心感、安定感があります。
ビデオ通話は安定かつ高品質ですし、大人数でやり取りをしたり、無料音声通話が行えるのも見逃せないところです。
BizMeeは株式会社grabssが無料で提供しており、インストールどころか会員登録すら不要なことからおすすめです。
画面上のホワイトボードで文字や図形でやり取りしたり、動画や音声でのコミュニケーションも図れるので便利です。
Zoomは無料で使うことができて、更に月額10ドル台のプランが複数用意されています。
最大の特徴はやはり、無料プランでも最大100人まで同時接続できることですから、多人数での利用において有力です。
appearinは、音声のみか動画で高画質なやり取りが行えたり、ゲストを招待して参加させられるのが優れものです。
料金は無料プランが4人まで利用可能で、月額9.99ドルのプロプランだと最大12人に対応する上に、10部屋の作成が可能となります。
WebExは使った分だけ料金を支払う従量課金制で、基本料無料の1分あたり40円の金額が設定されています。
定額プランも用意されていますから、使い方に合わせてお得な方が選べます。
MeetingPlazaは海を越えたweb会議に最適で、複数の拠点を結んだ大きな会議において真価を発揮します。
会議には最大2,000人が参加できますから、大企業が効率的に現状確認や情報共有をしたい場合に最適です。
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