無料から使える！仕事を効率化するビジネスチャットツールおすすめ10選

この記事は、
「ビジネスチャットツールを導入したいと思っているが、どうやって選べばいいかわからない」
「チャットワークやスラックを使っているが、他にもいいチャットツールがあるなら知りたい」
といった人向けです。

チャットツールは一度導入をおこなうと、簡単に再変更することは難しいです。
なので、ツールを選定する前にはしっかりと事前に調べておくことが大切です。

この記事ではチャットツールの選び方や、利用することにより得られるメリット、
おすすめのチャットツールの紹介などを行なっています。

ビジネスチャットツールについてリサーチしている人は、ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットツールの選び方のポイント
ビジネスチャットツールを導入するメリットは？
メールやLINEとどう違う？
有料化することによるメリットは？
おすすめのチャットツール10選

ビジネスチャットツールの選び方のポイント

チャットツールを検討する時はまず、操作性を念頭において比較を行うことが大切です。
特に、頻繁に使う機能は何度も操作することになるので、使用感に大きく影響してきます。

操作性と共に大切なのは、導入コストやランニングコストなどの料金体系です。
料金体系は、導入したい環境にあったプランが用意されているか、そして内容と金額が釣り合っているかなどです。
金額が手頃でも内容がいまいちでは使い物になりませんし、内容が充実していても値段が高すぎれば同様に導入が難しくなります。

操作性は機能のアクセスや使い勝手に直結しますが、実はデザイン性も無視できないポイントの1つです。
デザイン性は視認性に関わりますし、何処に何の機能があるのか理解したり、操作をすることとも密接しています。

ビジネス用途なのにポップでカラフルではミスマッチですし、ダークカラーで全体的に重苦しいのも考えものです。
明度が高過ぎると目が疲れてしまうので、暗過ぎず明る過ぎない色使いのデザインが狙い目です。
ブルー系は寒色でオレンジ系は暖色、それにグリーンは目に優しいとされています。
しかし、大切なのは実際に使ってみて感じる印象で、直感的に操作しやすく見やすいものが理想的です。
テーマの変更で色が変えられると便利ですから、そういう機能があるチャットツールも候補に加わるでしょう。

無料から使えるか、チャットツールの比較検討ではこの無料が重要となってきます。
無料は無料でもフル機能が試せるか、更に数日ではなく数週間から1ヶ月ほど使えるかが選定のポイントです。
いわゆる試用版と違う、製品の1つとして無料プランが用意されていることも肝心です。

数人程度の規模であれば、チャットツールの導入に大きなコストは掛けられませんし、機能が限られていても十分だったりします。
まずは無料で使い始め、必要に応じて有料プランに変更できれば、その製品は選びやすいといえるでしょう。

グループ・人数・ストレージの制限についても、チャットツールの選定では無視できない項目です。
グループはメッセージをやり取りする1つの単位で、1つではなく複数のグループに対応するか否かが焦点となります。
人数は1グループ、あるいはチャットツール全体に参加できるメンバー数のことです。
ストレージはファイルが保存できる容量で、クラウドベースの製品を検討するなら特に重要です。

ビジネスチャットツールを導入するメリットは？

チャットツール導入によるメリットはやはり、業務効率化が一番の利点に挙げられます。
直接席に出向いて話をする必要がなくなりますし、会議に使用することもできるので、メンバーがそれぞれ自身の仕事に打ち込めます。
たびたび招集が掛かってしまうと、その度に仕事を中断して出向くことになりますから、チャットツールで解決できれば業務効率化が実現するのも当然です。
メンバー間のコミュニケーションツールに違いがあると、相手に合わせて使い分ける手間が生じるので、とても非効率的です。

また、これはセキュリティにも関わるポイントで、外部からのアクセスを防げるチャットツールであれば、メンバーが行ったやり取りを守ることができます。
コミュニケーション手段が一本化可能ですし、不正にアクセスされたり情報が漏洩する恐れを減らせるので、チャットツールの導入は合理的です。

加えて、通常は特定部門のみのコミュニケーションが中心でも、導入後は部門間のコミュニケーション活性化が図れます。
他部門と連携強化が行なえますから、ビジネスを効率化させたり、より優れた成果の達成を目指すことができます。
普段あまり顔を合わせない人とも、チャットツール経由なら接点が持てますし、直接の対話では伝えにくいような内容を伝える時にも役立ちます。

通信経路のセキュリティ確保は不可欠ですが、在宅勤務（テレワーク）スタッフとのコミュニケーション円滑化にも役立ちます。
在宅勤務は近年、働き方の多様化に基づき充実し始めたもので、一般的にテレワークとも呼ばれています。
テレワークは出社できない理由のあるスタッフが在宅で仕事をしますから、社内のスタッフとの間でコミュニケーションの距離感が生まれがちです。
ところが、チャットツールがあると物理的な距離感が縮まり、仕事の進捗状況などを共有できるので、在宅スタッフが出社した後のやり取りもスムーズになります。
これがコミュニケーション手段なしだと、進捗状況の確認から始めなければいけませんから、余分な手間が掛かってしまいます。

改めてチャットツールは業務効率化の優れもので、セキュリティの心配さえ排除できれば、強力なコミュニケーションツールとして機能するでしょう。
部門間のコミュニケーション活性化に在宅勤務（テレワーク）スタッフとのコミュニケーション円滑化、この2つだけでもメリットは大きいです。
テキストに限らず写真などのファイルも共有可能なので、多角的にスタッフ同士の距離感を維持し続けられるのが魅力です。

メールやLINEとどう違う？

チャットツールは、たびたびメールやLINEなどの比較対象になりますが、これらとの違いも説明します。

チャットツールがビジネス用途でメールやLINEより優れている点は、ビジネスのみに使用を限定して、メリハリのある使い方ができることです。
メールはアドレスを使い分ければ用途別に使えますが、管理が面倒になるのが難点です。
また、メッセージのリアルタイム性はありませんから、コミュニケーションにタイムラグが生じるのも気になる問題です。
ファイルの添付ができるといっても、大容量のファイルは送れないので、ここもビジネス用途では困りものです。
何より、休暇中にもメールが届いてしまい、折角のプライベートに水を差される恐れがあるのも減点対象でしょう。

一方、LINEはリアルタイム性に問題ないものの、仕事中にプライベートなメッセージが届く恐れがあります。
アカウントの切り替えは手間ですし、スマートフォンを何台も持ち歩くのも面倒です。
ファイルは保存容量に制限があって、しかも30日までしか保存されないのが、ビジネス用途では問題になり得ます。
高画質な写真や動画を送受信したり、長期間資料を保存する必要がある場合は、このような制限が導入のネックとなります。

チャットツールがビジネス用途でメールやLINEより優れている点を再確認すると、ビジネス用途に特化していて無駄なやり取りが起こらず、リアルタイムに大容量ファイルも送信可能です。
容量や保存期間はチャットツールの製品とプランによりますが、ほぼ無制限で使えるものも少なくないです。

極めつけはセキュリティが強固なことで、誕生から歴史のあるメールや、個人向けに開発されたLINEとは大きく異なります。
メールは送受信中に中身が第三者に見られてしまったり、不正アクセスで漏洩に繋がるリスクが存在します。
LINEもセキュリティ重視ではなく、万が一やり取りが外部に漏れる問題が発生しても、責任を追及することは困難です。
利用規約にもそのような記載はあるので、情報漏えいが許されないビジネス用途には不向きです。

LINEのチャット機能は誰かに見られても良いことを前提に、個人情報を含めないやり取りに留めるのが、比較的安全な使い方となるでしょう。
つまり、ビジネス向けではありませんから、企業が導入して本格的に運用する予定であれば、ビジネス向けのチャットツール選択が無難です。

メールもLINEも結局は使い方次第ではあるのですが、ビジネス用途にしぼって考えると、チャットツールと比較して手間がかかったり気を使う必要があります。

有料化することによるメリットは？

使用するチャットツールの有料化には、人数制限が緩和されたりストレージ容量の増加など、いくつものメリットがあります。
無料プランで使い続けていると、メンバーが増えた時に参加できなくなったり、ストレージ容量が足りなくなりがちです。
もし使用中のチャットツールが気に入っているなら、思い切って有料化してみるのが良いでしょう。
もちろん、不満点が全て解消する保証はありませんが、少なくとも人数とストレージのネックは解消します。

試用期間のつもりで無料で使っていたり、他に気になるチャットツールがある場合は、一旦保留にするのも1つの手です。
ただ、本格的に運用していて無料プランのままだと困る時は、一時的に有料化するのが賢明です。
使い続けるかどうかは別としても、直面している問題を放置するわけにはいかないので、直ぐに乗り換え先が見つからないなら有料化一択です。

また、グループ数の制限が解除されて並行する複数プロジェクトにも使えるようになる、そういったメリットも手に入ります。
規模の大きな企業だと、グループ数が何かと増えがちですから、早めに有料化を検討しましょう。

無料と有料の違いは、チャットツール提供会社の資金力に直結するので、前者よりも後者の方にサポート対応が期待できます。
セキュリティ問題が発覚した場合は、早期の対応が非常に重要ですから、フットワークの軽さに余裕が生まれる後者に軍配があがります。

当然ですが、無料でも基本的な設計がしっかりとしていたり、セキュリティ対応に注力していて早く問題が解決されるなら安心です。
他にも、過去のメッセージログの検索数制限が解除できることや、ビデオ通話の有効化に高画質化といった、嬉しいメリットももたらされます。
具体的な機能や制限の変化はチャットツール製品と、選択するプランによりますが、より使いやすくなるのは確かです。

このように、チャットツールを有料プランに移行すると、人数制限の緩和やストレージ容量の増加に、グループ数の制限解除などが起こります。
セキュリティの強化に期待できたり、古くなったメッセージの検索機能の制限解除にも期待が持てるわけです。
開発元に要望を送ることで、期待の機能が実装される可能性もありますから、積極的に活用するつもりなら断然有料プランです。
逆にいうなら、いずれかの機能を必要としていないのであれば、無料プランのままでも良いということになるでしょう。